Politika varstva osebnih podatkov

Namen politike varstva osebnih podatkov je seznaniti posameznike, uporabnike storitev, sodelavce, zaposlene in druge osebe (v nadaljevanju: »posameznik«), ki sodelujejo z Zbornico kliničnih psihologov Slovenije (v nadaljevanju: »zbornica«) o namenih, pravnih podlagah, varnostnih ukrepih in pravicah posameznikov glede obdelave osebnih podatkov, ki jih izvaja naša zbornica.

Osebne podatke obdelujemo v skladu z evropsko zakonodajo (Uredba (EU) 2016/697 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: »Splošna uredba«)), veljavno slovensko zakonodajo s področja varstva osebnih podatkov in drugo zakonodajo, ki nam daje pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov.

Politika varstva osebnih podatkov vsebuje informacije, na kak način naša zbornica kot upravljavec obdeluje osebne podatke, ki jih prejme od posameznika na osnovi veljavnih pravnih podlag.

1) Upravljavec

Upravljavec osebnih podatkov je zbornica:

ZBORNICA KLINIČNIH PSIHOLOGOV SLOVENIJE
Štefanova ulica 5, 1000 Ljubljana
info@klinicna-psihologija.si
+ 386 40 683 339 (v času uradnih ur, sredo in petek od 10.00 do 12.00)

2) Osebni podatki

Osebni podatek pomeni katero koli informacijo v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom; določljiv posameznik je tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator, ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika.

3) Nameni obdelave in podlage za obdelavo podatkov

Zbornica zbira in obdeluje vaše osebne podatke na naslednjih pravnih podlagah:

obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;
obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;
obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba;
posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;
obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe.

3.1) Izpolnitev zakonske obveznosti

Določeno osebne podatke zbornica obdeluje na podlagi zakonskih določil, na primer na podlagi davčne, delovnopravne in socialnovarstvene zakonodaje. Za izpolnitev zakonske obveznosti se obdelujejo osebni podatki, kot jih predpisuje področna zakonodaja.

3.2) Izvajanje pogodbe

V primeru, ko posameznik z zbornico sklene določeno pogodbo, ta predstavlja pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov. Osebne podatke smemo tako obdelovati za sklenitev in izvajanje pogodbe, kot je npr. plačilo članarine, prodaja publikacij ipd. O članih se obdelujejo naslednji podatki: ime in priimek, datum rojstva, naslov stalnega in/ali začasnega prebivališča, zaposlitev (naziv, organizacijska enota, naslov in kontakt pri delodajalcu), naziv, izobrazba (datum diplome ali magisterija, znanstvenega magisterija, doktorata znanosti, ostala podiplomska izobraževanja), elektronski naslov, potrdilo o zaposlitvi v znanstveni dejavnosti, mobilna številka, podatki o plačilu članarine (leto včlanitve, plačilo članarine po letih). O kupcih publikacij se obdelujejo naslednji podatki: ime in priimek, elektronski naslov, naslov prebivališča…. Če posameznik osebnih podatkov ne posreduje, zbornica ne more skleniti pogodbe, prav tako vam zbornica ne more izvesti storitve oziroma dostaviti blaga ali drugih produktov v skladu s sklenjeno pogodbo, saj nima potrebnih podatkov za izvedbo. Zbornica lahko na podlagi opravljanja zakonite dejavnosti posameznike in uporabnike njenih storitev na njihov elektronski naslov obvešča o svojih o storitvah, dogodkih, izobraževanjih, ponudbah in drugih vsebinah. Posameznik lahko kadarkoli zahteva prekinitev tovrstnega komuniciranja in obdelave osebnih podatkov ter prekliče prejemanje sporočil preko povezave za odjavo v prejetem sporočilu, ali kot zahtevek po elektronski pošti na info@klinicna-psihologija.si ali z redno pošto na naslov zbornice.

3.3) Zakoniti interes

Uveljavljanje pravne podlage zakonitega interesa je omejena za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog. Vseeno pa lahko zbornica osebne podatke obdeluje tudi na podlagi zakonitega interesa, za katerega si zbornica prizadeva v omejenem obsegu. Slednje ni dopustno, kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov. V primeru uporabe zakonitega interesa zbornica vedno opravi presojo skladno s Splošno uredbo.

Tako lahko posameznike občasno obveščamo o storitvah, dogodkih, izobraževanjih, ponudbah in drugih vsebinah preko elektronske pošte, preko telefonskih klicev in po navadni pošti. Posameznik lahko kadarkoli zahteva prekinitev tovrstnega komuniciranja in obdelave osebnih podatkov in prekliče prejemanje sporočil preko povezave za odjavo v prejetem sporočilu, ali kot zahtevek po elektronski pošti na info@klinicna-psihologija.si ali z redno pošto na naslov zbornice.

3.4) Obdelava na podlagi privolitve oz. soglasja

V kolikor zbornica nima pravne podlage izkazane na osnovi zakona, pogodbene obveznosti ali zakonitega interesa, sme posameznika zaprositi za privolitev oz. soglasje. Tako lahko obdeluje določene osebne podatke posameznika tudi za naslednje namene, kadar posameznik poda za to soglasje:

naslov prebivališča in naslov elektronske pošte za namene obveščanja in komunikacije;
fotografije, video posnetki in druge vsebine, ki se nanašajo na posameznika (npr. objava slik posameznikov na spletni strani zbornice) za namene dokumentiranja aktivnosti in obveščanja javnosti o delu in dogodkih zbornice;
druge namene, za katere se posameznik strinja s privolitvijo.

Če posameznik poda soglasje za obdelavo osebnih podatkov in v nekem trenutku tega več ne želi, lahko zahteva prekinitev obdelave osebnih podatkov z zahtevkom po elektronski pošti na info@klinicna-psihologija.si ali z redno pošto na naslov zbornice. Preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave na podlagi privolitve pred njenim preklicem.

3.5) Obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika

Zbornica lahko obdeluje osebne podatke posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, v kolikor je to nujno za zaščito njegovih življenjskih interesov. V nujnih primerih lahko zbornica poišče osebni dokument posameznika, preveri ali ta oseba obstaja v njegovi zbirki podatkov, preuči njegovo anamnezo ali naveže stik z njegovimi svojci, za kar zbornica ne potrebuje posameznikove privolitve. Navedeno velja v primeru, ko je to nujno potrebno za zaščito življenjskih interesov posameznika.

4) Hramba in izbris osebnih podatkov

Zbornica bo hranila osebne podatke le toliko časa, dokler bo to potrebno za uresničitev namena, zaradi katerega so bili osebni podatki zbrani in obdelovani. V kolikor zbornica podatke obdeluje na podlagi zakona, jih bo hranilo za obdobje, ki ga predpisuje zakon. Pri tem se nekateri podatki hranijo za časa sodelovanja z zbornico, nekatere podatke pa je treba hraniti trajno. Osebne podatke, ki jih zbornica obdeluje na osnovi pogodbenega odnosa s posameznikom, zbornica hrani za obdobje, ki je potrebno za izvršitev pogodbe in še 6 let po njenem prenehanju, razen v primerih, ko pride med posameznikom in zbornico do spora v zvezi s pogodbo. V takem primeru hrani zbornica podatke še 10 let po pravnomočnosti sodne odločbe, arbitraže ali sodne poravnave ali, če sodnega spora ni bilo, 5 let od dneva mirne razrešitve spora. Tiste osebne podatke, ki jih zbornica obdeluje na podlagi osebne privolite posameznika ali zakonitega interesa, bo zbornica hranila do preklica privolitve ali do zahteve do izbrisa podatkov. Po prejemu preklica ali zahteve za izbris se podatki izbrišejo najkasneje v 15 dneh. Zbornica lahko te podatke izbriše tudi pred preklicem, kadar je bil dosežen namen obdelave osebnih podatkov ali če tako določa zakon.

Izjemoma lahko zbornica zavrne zahtevo za izbris iz razlogov iz Splošne uredbe, kot so našteti: uresničevanje pravice do svobode izražanja in obveščanja, izpolnjevanje pravne obveznosti obdelave, razlogi javnega interesa na področju javnega zdravja, nameni arhiviranja v javnem interesu, znanstveno- ali zgodovinsko raziskovalni nameni ali statistični nameni, izvajanje ali obramba pravnih zahtevkov. Po preteku obdobja hrambe mora zbornica osebne podatke učinkovito in trajno izbrisati ali anonimizirati, tako da jih ni več mogoče povezati z določenim posameznikom.

5) Pogodbena obdelava osebnih podatkov in iznos podatkov

Zbornica lahko za posamezne obdelave osebnih podatkov na osnovi pogodbe o pogodbeni obdelavi to zaupa pogodbenemu obdelovalcu. Pogodbeni obdelovalci lahko zaupane podatke obdelujejo izključno v imenu upravljavca, v mejah njegovega pooblastila, ki je zapisan v pisni pogodbi oziroma drugem pravnem aktu in skladno z nameni, ki so opredeljeni v tej politiki zasebnosti.

Pogodbeni obdelovalci, s katerimi sodeluje zbornica so predvsem:

računovodske storitve in drugi ponudniki pravnega ter poslovnega svetovanja;
vzdrževalci infrastrukture (videonadzor, varnostne storitve);
vzdrževalci informacijskih sistemov;
ponudniki e-poštnih storitev in ponudniki programske opreme, storitev v oblaku (npr. Arnes, Microsoft, Google);
ponudniki družabnih omrežij in spletnega oglaševanja (Google, Facebook, Instagram ipd.).

Zbornica za namene boljšega pregleda in nadzora nad pogodbenimi obdelovalci in urejenosti medsebojnega pogodbenega razmerja, vodi tudi seznam pogodbenih obdelovalcev, kjer so navedeni vsi konkretni pogodbeni obdelovalci s katerimi zbornica sodeluje.

Zbornica v nobenem primeru ne bo posredovala osebnih podatkov posameznika tretjim nepooblaščenim osebam. Pogodbeni obdelovalci smejo osebne podatke obdelovati zgolj v okviru navodil zbornice in osebnih podatkov ne smejo uporabiti za katerekoli druge namene.

Zbornica kot upravljavec in njeni zaposleni osebnih podatkov ne iznašajo v tretje države (izven držav članic Evropskega gospodarskega prostora – članice EU ter Islandija, Norveška in Liechtenstein) in v mednarodne zbornice, razen v ZDA, pri so čemer razmerja s pogodbenimi obdelovalci iz ZDA urejena na podlagi standardnih pogodbenih klavzul (tipske pogodbe, ki jih je sprejela Evropska komisija) in/ali zavezujočih poslovnih pravil (ki jih sprejme zbornica in potrdijo nadzorni organi v EU), oziroma podjetjem, ki sodelujejo v okviru za varstvo zasebnosti podatkov med EU in ZDA (angl. EU-US Data Privacy Framework (DPF).

6) Piškotki

Spletna stran zbornice deluje s pomočjo t.i. piškotkov (angl. cookies). Piškotek je datoteka, ki shrani nastavitve spletnih strani. Spletna mesta piškotke shranijo v naprave uporabnikov, s katerimi dostopajo do interneta z namenom prepoznavanja posameznih naprav in nastavitev, ki so jih uporabniki uporabili pri dostopu. Piškotki omogočajo spletnim stranem prepoznavanje, v kolikor je uporabnik že obiskal spletno mesto. Pri naprednih aplikacijah se lahko z njihovo pomočjo ustrezno prilagodijo posamezne nastavitve. Njihovo shranjevanje je pod popolnim nadzorom brskalnika, ki ga uporablja posameznik – ta lahko shranjevanje piškotkov po želji omeji ali popolnoma onemogoči.

Piškotki so temeljnega pomena za zagotavljanje posamezniku prijaznih spletnih storitev. Uporabljajo se za shranjevanje podatkov o stanju posamezne spletne strani, pomagajo pri zbiranju statistik o uporabnikih in obiskanosti spletnega mesta, itd. S pomočjo piškotkov ocenimo učinkovitost zasnove našega spletnega mesta.

Več o piškotkih, ki jih uporabljamo, si lahko preberete tukaj.

Piškotke, ki jih je brskalnik shranil, lahko posameznik izbriše (navodila se nahajajo na spletnih straneh posameznega brskalnika).

8) Varovanje podatkov in točnost podatkov

Zbornica skrbi za informacijsko varnost in varnost infrastrukture (prostorov in aplikativno sistemske programske opreme). Naši informacijski sistemi so med drugim zaščiteni s protivirusnimi programi in požarnim zidom. Uvedli smo ustrezne tehnične varnostne ukrepe, namenjene varstvu osebnih podatkov pred naključnim ali nezakonitim uničenjem, izgubo, spreminjanjem, nepooblaščenim razkrivanjem ali dostopom ter pred drugimi nezakonitimi in nepooblaščenimi oblikami obdelave. V primeru posredovanja posebnih vrst osebnih podatkov, jih posredujemo v šifrirani obliki in zaščiteni z geslom.

Posameznik je sam odgovoren, da svoje osebne podatke posreduje varno in da so posredovani podatki točni in verodostojni. Zbornica se bo trudila, da bodo osebni podatki, ki jih obdeluje, točni. Naloga posameznika je, da so podatki po potrebi ažurirani, kar nam nečlani sporočijo na info@klinicna-psihologija.si ali po redni pošti na naslov zbornice, medtem ko člani zbornice to storijo preko članske strani na spletni strani zbornice.

9) Pravice posameznika glede obdelave podatkov

V skladu s Splošno uredbo ima posameznik sledeče pravice iz varstva osebnih podatkov:

zahteva lahko informacije o tem, ali imamo njegove osebne podatke in, če je tako, katere podatke imamo ter na kakšni podlagi jih imamo in zakaj jih uporabljamo;
zahteva lahko dostop do svojih osebnih podatkov, kar mu omogoča, da prejme kopijo osebnih podatkov, ki jih ima zbornica ter preveri, ali jih zbornica obdeluje zakonito;
zahteva lahko popravke osebnih podatkov, kot je popravek nepopolnih ali netočnih osebnih podatkov;
zahteva lahko izbris svojih osebnih podatkov, kadar ni razloga za nadaljnjo obdelavo oziroma kadar uveljavlja svojo pravico do ugovora glede nadaljnje obdelave;
ugovarja lahko nadaljnji obdelavi osebnih podatkov, kjer se zbornica sklicuje na zakoniti poslovni interes (tudi v primeru zakonitega interesa tretje osebe), kadar obstajajo razlogi, povezani s posameznikovim posebnim položajem; posameznik ima pravico kadarkoli ugovarjati, če zbornica obdeluje osebne podatke za namene neposrednega trženja;
zahteva lahko omejitev obdelave svojih osebnih podatkov, kar pomeni prekinitev obdelave osebnih podatkov, na primer, če posameznik želi, da zbornica ugotovi točnost ali da se preverijo razlogi za nadaljnjo obdelavo osebnih podatkov;
zahteva lahko prenos svojih osebnih podatkov v strukturirani elektronski obliki k drugemu upravljavcu, v kolikor je to mogoče in izvedljivo;
prekliče lahko privolitev oziroma soglasje, ki ga je podal za zbiranje, obdelavo in prenos svojih osebnih podatkov za določen namen; po prejemu obvestila, da je umaknil svojo privolitev, bo zbornica prenehala obdelovati osebne podatke za namene, ki jih prvotno sprejela, razen če zbornica nima druge zakonite pravne podlage za to, da to stori zakonito.

Če želi posameznik uveljavljati katero koli od prej navedenih pravic, lahko pošlje zahtevek po elektronski pošti na info@klinicna-psihologija.si ali z redno pošto na naslov zbornice. Na zahtevo, ki se nanaša na pravice posameznika, bo zbornica odgovorila brez nepotrebnega odlašanja in v vsakem primeru v enem mesecu po prejemu zahteve. V primeru, da bi se ta rok ob upoštevanju kompleksnosti in števila zahtev, podaljšal (za največ dva dodatna meseca), boste o tem obveščeni. Dostop do posameznikovih osebnih podatkov in uveljavljene pravic je za posameznika brezplačno. Vendar pa lahko zbornica zaračuna razumno plačilo, v kolikor je zahteva posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, očitno neutemeljena ali pretirana, zlasti če se ponavlja. V takšnem primeru lahko zbornica zahtevo tudi zavrne. V primeru uveljavljanja pravic iz tega naslova bo morebiti morala zbornica od posameznika zahtevati določene informacije, ki mu bodo pomagale pri potrditvi identitete posameznika, kar je le varnostni ukrep, ki zagotavlja, da se osebni podatki ne razkrijejo nepooblaščenim osebam.

Pri uveljavljanju pravic iz tega naslova, oziroma v primeru, da posameznik meni, da so mu pravice kršene, se lahko za zaščito ali pomoč obrne na nadzorni organ, to je Informacijski pooblaščenec na spletni strani: https://www.ip-rs.si/.

Če ima posameznik kakršnakoli vprašanja v zvezi z obdelavo svojih osebnih podatkov, se lahko vedno obrne na našo zbornico preko elektronske pošte na info@klinicna-psihologija.si ali z redno pošto na naslov zbornice.

10) Objava sprememb

Vsaka sprememba naše Politike o varstvu osebnih podatkov bo objavljena na spletni strani zbornice: http://www.klinicna-psihologija.si Z uporabo spletne strani posameznik potrjuje, da sprejema in soglaša s celotno vsebino te politike varstva osebnih podatkov.

Politiko varstva osebnih podatkov je sprejela odgovorna oseba zbornice dne, 29. 9. 2023.

V Ljubljani, dne 29. 9. 2023

Odgovorna oseba zbornice: Sana Čoderl Dobnik